Competenze
- Revisione annuale del manuale di gestione documentale come previsto dal DPR 445/2000 e successive norme di riferimento in materia ai fini di predisporre e diffondere linee guida all’interno dell’ente per la corretta gestione documentale e l’archiviazione dei documenti (classificazione, fascicolazione, gestione archivi correnti, di deposito e storici);
- Supporto all’attività di formazione e affiancamento ai referenti degli uffici per garantire uniformità nelle procedure di protocollazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti;
- Conservazione digitale dei documenti ai sensi del DPR 445/2000 e delle “Linee Guida formazione, e gestione e conservazione dei documenti informatici in vigore dal 1 gennaio 2022”;
- Gestione comunicazioni di corrispondenza (cartacea, e-mail, pec), protocollazione in ingresso dei documenti in ordine cronologico e smistamento degli stessi agli uffici competenti per materia;
- Gestione atti di corrispondenza che pervengono personalmente all’ufficio. In questo caso l'ufficio, se richiesto dall’utente provvede al rilascio della ricevuta;
- Formazione sull’attività di fascicolazione dell’ente in supporto agli altri uffici;
- Gestione dell’archivio di deposito e dell’archivio storico ai sensi dell’art. 30 c. 4 D.lgs. 42/2004 e in particolare la gestione dei rapporti con la Soprintendenza Regione FVG per quanto agli obblighi di gestione, conservazione e valorizzazione degli archivi;
- Gestione servizi postali con attività di spedizione: ritiro posta cartacea in entrata, protocollazione, smistamento agli uffici competenti, preparazione posta cartacea in uscita (raccomandate – posta ordinaria – Atti Giudiziari) e attività di gestione e liquidazione delle spese;
- Gestione notifiche attraverso piattaforma SEND, infrastruttura digitale realizzata da PagoPA S.p.A;
- Gestione notifiche a mezzo Messo comunale: notifiche degli atti dell’amministrazione di appartenenza su richiesta degli Uffici e notifiche degli atti amministrativi delle altre pubbliche amministrazioni o Enti che fanno richiesta;
- Gestione deposito presso la casa comunale degli atti notificati dagli uffici giudiziari e dagli uffici di riscossione nei casi di irreperibilità, ai sensi dell'art. 143 C.p.c., o ai sensi dell'art. 60 del D.p.r. 600/73 e/o di rifiuto dei destinatari;
- Attività di pubblicazione, su richiesta specifica degli uffici o di enti terzi, di specifici atti all’Albo pretorio dell’Ente;
- Gestione dei servizi di accoglienza e primo contatto con l’utenza, inclusa la gestione delle comunicazioni telefoniche istituzionali; ;
- Attività di smistamento delle chiamate verso i vari uffici e fornitura delle informazioni di base all’utenza.
Tipologia organizzazione
Struttura amministrativa » Ufficio
Struttura
Servizi o uffici di riferimento
Responsabile
Contatti
Orario per il pubblico
Ufficio Protocollo:
Lun: 9.00 - 13.00
Mar: 9.00 - 13.00, 15.30 - 17.00
Mer: 9.00 - 13.00
Gio: 9.00 - 13.00, 15.30 - 17.00
Ven: 9.00 - 13.00
Messo comunale:
Lun: 8.00 - 10.00, 12:00 - 13:30
Mar: 8.00 - 10.00, 15:30 - 17:00
Mer: 8.00 - 10.00, 12:00 - 13:30
Gio: 8.00 - 10.00, 15:30 - 17:00
Ven: 8.00 - 10.00, 12:00 - 13:30